Selv om dokumenter er unntatt offentlighet kan alle be om innsyn, og kommunen skal vurdere om det kan gis helt eller delvis innsyn.
Du har også rett til innsyn i saker du er part i, og i opplysninger kommunen har om deg.
Postliste
Kommunens postliste er en offentlig journal, med oversikt over inn- og utgående dokumenter, notater og post.
Postlisten legges normalt ut 2 dager etter den er registrert. Dette er for at dokumentene skal ses gjennom for å sikre at opplysninger som ikke er offentlig, for eksempel personopplysninger, ikke publiseres.
Du kan bestille dokumenter direkte fra den elektroniske postlisten. Det gjør du ved å trykke på dokumentet og knappen "Bestill innsyn". Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet sendes normalt ut samme dag som du bestiller.
Fra 2024 har vi begynt å publisere alle dokumenter i byggesaker i fulltekst, på postlisten.
- Fra 1. februar 2024 skal alle dokumenter i byggesaker ligge åpent publisert, så fremst de ikke inneholder informasjon/elementer vi etter loven ikke har lov å publisere.
- Dette betyr at alle kan laste ned og lese byggesaksdokumentene de vil, uten å måtte bestille dem fra postmottak.
Unntatt offentlighet
Når det gjelder journaler og dokumenter med opplysninger unntatt offentlighet og sensitive personopplysninger etter personopplysningsloven, er ikke alle dokumenter på Senja kommunes offentlige postliste.
Det gjelder elevmapper, barnemapper, fagsystem innen barnevern, helsestasjon, Nav-sosial, omsorgstjenesten, Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og voksenopplæring. Partsinnsyn er hjemlet i forvaltningsloven § 18.
Eventuell begjæring om innsyn rettes til e-postadresse: post@senja.kommune.no.
Saksbehandling ved innsynskrav og klage
Dokumenter i postlisten som er unntatt offentlighet er merket med henvisning til lovhjemmel for unntaket.
Om du ber om innsyn i et dokument som er unntatt offentlighet, skal kommunen likevel vurdere om du kan få innsyn i hele, eller deler av dokumentet.
- Innsynskrav skal avgjøres så rask som mulig.
- Hvis du ikke får svar innen fem arbeidsdager, regnes det som et avslag som du kan klage på.
- Du kan også klage på mottatt avslag innen tre uker fra du fikk det.
- Kommunen har ti dagers frist på å begrunne avslag.
For å klage på avslag sender du e-post til post@senja.kommune.no
Du kan også sende forespørsler og klager til vår postadresse: Senja kommune, Pb. 602, 9306 Finnsnes.
Kommunen sender klagesaken over til Fylkesmannen, hvis den ikke tas til følge.
Innsyn i en bestemt sak
Du kan i vår elektroniske journal også lete etter dokumenter i bestemte saker og saker til politisk behandling.
Det gjør du i det avanserte søket i journalsystemet. Det er viktig at du da under søkefeltet, haker av også for "Saker".
Du kan også rette innsynskrav i bestemte saker til vårt postmottak. Hvis du krever innsyn i saksdokumenter må kravet gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art.
Det er derfor viktig at du ved en slik forespørsel om innsyn beskriver og avgrenser hva det bes om innsyn i.
Det gjør det mulig å finne fram til aktuelle saksdokumenter. Gi oss derfor flest mulig opplysninger om saken du vil ha innsyn i.
Innsynsforespørsler sendes til e-postadresse post@senja.kommune.no
Du kan også sende forespørsler og klager til vår postadresse: Senja kommune, Pb. 602, 9306 Finnsnes.
Politiske saker, møter og dokumenter
I kommunens møtekalender finner du oversikt over alle gjennomførte og planlagte møter i politiske organer.
Ved å trykke på det aktuelle politiske organet, kan du bla i møtekalenderen og finne møtet du vil ha informasjon om med tilhørende sakspapirer.
Møteinnkalling og saksdokumenter publiseres 10 dager før møter.
Protokoller legges ut så snart den er klar etter møtet er gjennomført. Dette kan ta noen dager.
Sakspapirer som er til behandling i politiske organer kan være unntatt offentlighet, hvis lover og regler krever det. For eksempel gjelder dette personopplysninger.
For å be om innsyn i unntatt offentlighetssaker, sender du en e-post til vårt postmottak post@senja.kommune.no.
Dokumenter fra tidligere kommuner
Dokumenter fra de tidligere kommunene som nå utgjør Senja kommune (Tranøy, Berg, Torsken og Lenvik), er dessverre ikke elektronisk søkbar for publikum.
Vi kan likevel finne frem dokumenter, hvis du ber om innsyn.
Innsynsforespørsler sendes til e-postadresse post@senja.kommune.no
Du kan også sende forespørsler og klager til vår postadresse: Senja kommune, Pb. 602, 9306 Finnsnes.
Innsyn i personopplysninger
I kommunens personvernerklæring finner du informasjon, om hvordan vi behandler personopplysningene dine.
- Du har rett til å få innsyn i opplysninger kommunen behandler om deg og hva kommunen bruker opplysningene til.
- Familiemedlemmer eller andre, for eksempel verge, har kun rett til innsyn i personsensitive opplysninger om andre hvis det vises skriftlig fullmakt fra personen det gjelder.
- Når du søker om innsyn i personopplysninger, er det en fordel om du vet hvilken virksomhet i kommunen du ønsker personopplysningene fra.
Innsynskrav om personopplysninger sendes til vårt postmottak på e-post post@senja.kommune.no
Du kan også sende forespørsler til vår postadresse: Senja kommune, Pb. 602, 9306 Finnsnes.
I tillegg til rett til innsyn i personopplysninger kommunen har om deg, kan du også fremme krav om retting, sletting, begrensning eller protestere mot bruk av enkelte av dine personopplysninger.
På Datatilsynets nettsider kan du lese mer om dine rettigheter knyttet til personopplysninger.
Innsyn i styrer og verv
For å sikre åpenhet om verv og roller i kommuner, føres det register over folkevalgte og lederes styreverv og posisjoner.
Her finner du listen som kommunesektorens organisasjon (KS) har registrert i sitt styrevervregister. Vi gjør oppmerksom på at registrerte opplysninger ikke er oppgitt med dato, og dermed kan være tidligere verv personene har hatt.
Innsyn i kommuneplaner og reguleringsplaner
I kommunens kartportal kan du studere vedtatte kommuneplaner med reguleringsplaner. Du kan lese mer om gjeldene planer i kommunen her.
For innsyn i planer som er under behandling og kunngjøring i Senja kommune, finner du her.
Lover om innsyn og personvern
Under finner du direkte lenker på nettsiden lovdata.no, med lover knyttet til rettigheter og krav for dokumentasjon, innsyn og behandling av opplysninger.