Alle tilsettingsprosesser følger saksbehandlingsreglene som foreligger, og benytter Lov om behandlingsmåten i forvaltningsloven.
- Det vi her kaller saksbehandlingsfasen, strekker seg fra søknadene mottas og frem til arbeidsavtalen er inngått.
- Vurdering av den enkelte søker er også med her.
- I denne fasen er det mange forskjellige lover og regler ledelsen må forholde seg til. Som eksempler kan nevnes offentleglova, forvaltningsloven, forvaltningsforskriften, arbeidsmiljøloven og likestillings- og diskrimineringsloven.
Ansvar
Leder med tilsettingsmyndighet, må gjøre seg kjent med de saksbehandlingsregler som følger av en tilsettingsprosess.
Beskrivelse
Saksbehandlingsregler er bestemmelser som arbeidsgiver ikke kan fravike og man kan dermed si at en slik prosess er sterkt regelstyrt. Sentrale elementer i denne prosessen er blant annet:
- Foreløpig svar
- Søkerens rett til å gjøre seg kjent med sakens opplysninger
- Søkerlister
- Intervjuer
- Innstilling
Foreløpig svar
Forvaltningsloven pålegger arbeidsgiver å gi et foreløpig svar, hvis saksbehandlingen vil ta noe tid. Det foreløpige svaret bør inneholde følgende:
- Bekrefte mottak av søknad
- Takke for søknaden
- Informere om beregnet saksbehandlingstid
- Informere om videre informasjonsrutiner rundt innstillinger, vedtak, osv.
For Senja kommune skjer dette automatisk i verktøyet Visma EasyCruit.
Søkerens rett til å gjøre seg kjent med sakens opplysninger
I en tilsettingsprosess vil arbeidsgiver motta en mengde opplysninger om søkerne. Dette vil i hovedsak være informasjon som den enkelte søker selv har oversendt.
Informasjonen vil normalt bestå av vitnemål, kursbevis og ulike attester. I tillegg vil arbeidsgiver ofte kontakte referansepersoner og gjennom slik samtale få tilgang til ytterligere informasjon om søkerne.
En part har rett til å gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder opplysninger (faktiske opplysninger og vurderinger) om parten selv. Dette gjelder likevel ikke vurderinger som er gjort eller gitt av
- Tilsettingsorganet eller innstillingsmyndigheten eller noen som forbereder saken for disse, eller uttaler seg i egenskap av særlig rådgiver eller sakkyndig for dem
- Partens nåværende eller tidligere arbeidsgiver, eller overordnet eller noen som har handlet på vegne av disse
- Partens nåværende eller tidligere oppdragsgiver, eller i særlige tilfeller person som parten har hatt nær yrkesmessig kontakt med
Selv om dette kan begrense søkerens tilgang til informasjon er det grunn til å vurdere om opplysningene skal frigis etter prinsippet om meroffentlighet.
Arbeidsgiver har det formelle ansvaret for at saken er forsvarlig utredet og det kan tenkes at arbeidsgiver får tilgang til informasjon som det er viktig at søkeren gis anledning til å imøtegå eller korrigere. Det foreligger i så fall en plikt til å informere søkeren om dette. Dette følger av forvaltningsretten kontradiktoriske prinsipp.
Søkerlister
Kommunen har i tilsettingssaker plikt til å utarbeide søkerlister. Dette følger av offentlighetsloven. Det skal utarbeides en offentlig søkerliste som media og andre som ikke er part i saken skal ha tilgang til. I Senja kommune gjøres dette automatisk i Visma EasyCruit.
Offentlighetsloven gir anledning til å gi konfidensiell behandling slik at søkere ikke vil bli oppført på den offentlige søkerlisten. Dette er primært med tanke på lederstillinger og lignende. Arbeidsgiver skal opplyse i utlysningsteksten om den har tenkt å etterkomme ønsker om konfidensiell behandling. Dersom en anmodning om konfidensiell behandling ikke etterkommes skal søkeren varles om dette før søkerlisten gjøres offentlig tilgjengelig.
Personer kan unntas fra den offentlige søkerlisten etter bestemmelsene i avsnittet over. Antall personer som har søkt samt fordeling på kjønn skal imidlertid fremkomme av søkerlisten selv om en eller flere personer gis konfidensiell behandling. I tillegg har man plikt til å utarbeide en utvidet søkerliste som alle søkere til stillingen kan få tilgang til.
Intervjuer
En part i en sak om tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med skriftlig referat som gjengir hva parten selv har sagt i intervju eller annen samtale med tjenestemann som deltar i forberedelsen av tilsettingssaken, dersom slikt referat er ført.
Dersom skriftlig referat som gjengir hva en søker som er innstilt til eller tilsatt i stillingen har sagt i intervju eller annen samtale, inneholder nye opplysninger eller anførsler av betydning for saken, har parten også rett til å gjøre seg kjent med disse. En part har ikke krav på å gjøre seg kjent med de vurderinger som er kommet fram i forbindelse med intervjuet eller samtalen.
Innstilling
En søker har rett til å gjøre seg kjent med søknadene fra de søkerne som er innstilt til eller tilsatt i stillingen. Innsynsretten gjelder også vedlegg til disse søknadene.
En søker har videre rett til å gjøre seg kjent med deler av dokumenter som inneholder faktiske opplysninger om søkere som er blitt innstilt, og om den søker som er tilsatt i stillingen. Slike opplysninger kan likevel holdes tilbake dersom de er uten betydning for avgjørelsen.